Suite au départ à la retraite prochainement d’un de ses agents, la Mairie de la BOISSIERE DE MONTAIGU propose un poste d’agent chargé de l’accueil du public et des diverses taches décrites ci dessous, en binôme avec un autre agent des services administratifs.
Missions / conditions d’exercice :
Fonction : tâches administratives et accueil du public
Missions principales :
- Accueil physique et téléphonique des usagers
Assurer un accueil de qualité, affichage et documentation tenus à jour
Identifier et gérer les demandes du public : services à la population
Orienter le public vers les différents services ou organismes
Enregistrer les réclamations des particuliers pour diffusion à la hiérarchie
- Gestion du courrier (entrée/sortie) et mails, réseaux sociaux, panneau d’informations électronique (avec deux autres agents)
- Gestion de l’État Civil.
Recevoir et instruire les actes de déclaration et de célébration relative à l’état-civil, tenue des registres
- Gestion funéraire :
Contrôler et délivrer les diverses autorisations au service des pompes funèbres ainsi qu’aux agents chargé de la police des cimetières ; attribuer et renouveler les concessions funéraires
- Gestion des élections
- Gestion de l’Action Sociale
Recevoir et compléter les informations sur les dossiers d’aide sociale, suivi et attribution des logements sociaux
- Gestion de l’Urbanisme, des arrêtés de voirie et occupation du domaine public
Urbanisme : accueil public et renseignement, enregistrement des dossiers, saisie des dépôts et du suivi sur le logiciel CART’ADS, D.I.A., réception et suivi
Voirie : élaboration des actes réglementaires en matière de gestion de la circulation.
- Gestion de la réservation et de la mise à disposition des salles municipales
- Tâches de secrétariat diverses
Courriers divers, classement, archivage, commande des fournitures de bureau
- Gestion des relations avec les associations (envoi d’invitations par courrier, par mail…)
- Gestion au quotidien du restaurant scolaire (inscriptions, radiation …) et préparation de la facturation
Profils recherchés :
Compétences
Techniques
* Connaître la législation en matière d’État Civil, d’Élection, de Gestion Funéraire, d’Urbanisme,
* Maitriser les outils téléphoniques (standard, internet) informatiques (Word, Excel, Powerpoint, logiciels de la collectivité notamment Berger-Levrault),
* Maitriser les bases d’une communication,
* Maitriser la technique de secrétariat, de classement.
Organisation
* Gérer les demandes et leur degré d’urgence.
* Savoir s’organiser de façon matérielle.
Adaptation :
* Être capable de s’adapter à des tâches et des environnements de travail différent – polyvalence.
* Être capable d’accepter la critique, se remettre en cause, savoir entendre et accepter les différences.
* Savoir gérer les priorités.
* Être organisé, autonome.
* Être méthodique et rigoureux.
* Être capable de faire face à tout type de public, en s’adaptant à son interlocuteur.
* Être capable de se conformer à des opérations méthodiques et à des consignes.
* Être capable de travailler en équipe.
* Être discret.
Relationnelles
* Être à l’écoute du public
* Être réactif aux attentes
* Devoir de réserve – secret professionnel
* Savoir accueillir de façon agréable et courtoise le public
Horaires de travail :
* Du lundi au vendredi de 8 h 30 à 12 h 15 et 13 h 30 à 17 h 30
* Le mercredi de 8 h 30 à 12 h 15
* Un samedi sur 3 de 9 h à 12 h
* Présence le dimanche soir lors des élections
Congés
* 25 jours de congés légaux annuels.
Rémunération
Statutaire + régime indemnitaire RIFSEEP et CIA + NBI.
Poste à pourvoir à compter du 01/05/2024
Expérience souhaitée